Stand: Januar 2023



I. Hintergrund dieser Datenschutzerklärung

Wir, die Latham & Watkins LLP („Latham & Watkins“), nutzen die Ausbildungsplattform MyAdvancement, um unseren Associates ein vielseitiges Ausbildungsprogramm zur Verfügung zu stellen und das Beschäftigungsverhältnis ordnungsgemäß durchführen zu können.

Wir müssen eine Reihe von personenbezogenen Daten über Sie verarbeiten, damit wir das Ausbildungsprogramm auf MyAdvancement optimal durchführen können. Wir werden bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die einschlägigen Vorgaben zum Datenschutz, insbesondere nach der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) beachten. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von MyAdvancement.

II. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die Latham & Watkins LLP ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Mentoring-Programms im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich. Sie erreichen uns unter den folgenden Kontaktdaten:

Latham & Watkins LLP
Reuterweg 20
60323 Frankfurt a.M.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder unter: datenschutz@lw.com

III. Welche personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien werden wir verarbeiten?

Wir werden bei der Nutzung von MyAdvancement unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien über Sie verarbeiten:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Standort, Employee ID, Geschlecht, Foto.

• Ausbildungsdaten, wie z. B. akademischer Grad, Tätigkeitsbereich, Beginn und Ende der Tätigkeit, Gruppenzugehörigkeit, Trainingsplan, Karriereziele, Qualifikationen und Milestones.

• Informationen, die wir während der Dauer ihrer Ausbildung über Sie erheben, wie zum Beispiel Name Ihres Mentors, Historie zu absolvierten Trainings und Veranstaltungen, Performancereviews.

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: In Einzelfällen werden wir über Sie gegebenenfalls auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten (z. B. Beifügung eines Fotos, das Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und gegebenenfalls Ihre Sehkraft und/oder Religion erlaubt). Wir werden die entsprechenden personenbezogenen Daten aber nur nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere Art. 9 DSGVO, verarbeiten.

IV. Für welche Zwecke werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von MyAdvancement nur für rechtlich zulässige Zwecke im Sinne von Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeiten. Zu diesen Zwecken zählen unter anderem:

• Durchführung des Ausbildungsprogramms: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter anderem, um das Ausbildungsprogramm durchführen und verwalten zu können.

• Durchführen des Beschäftigungsverhältnisses: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter anderem, um das Beschäftigungsverhältnis ordnungsgemäß durchführen zu können.

• Erfüllung rechtlicher Pflichten: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem auch zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, denen Latham & Watkins unterliegt. Wir müssen Ihre personenbezogenen Daten beispielsweise verarbeiten, um von Ihnen nach den Art. 15 ff. DSGVO geltend gemachte Betroffenenanfragen zu bearbeiten und zu beantworten.

V. Auf welcher rechtlichen Grundlage werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von MyAdvancement insbesondere auf die nachstehend genannten Rechtsgrundlagen stützen.

• Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses: Wir werden Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, vgl. § 26 BDSG.

• Erfüllung von Rechtspflichten: Wir werden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls auch verarbeiten, um rechtliche Pflichten zu erfüllen, denen Latham & Watkins unterliegt, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zu diesen Pflichten zählt beispielsweise die Beantwortung von Betroffenenanfragen oder die Umsetzung von angemessenen Maßnahmen der Datensicherheit.

• Wahrnehmung berechtigter Interessen: Wir werden Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von MyAdvancement gegebenenfalls auch verarbeiten, um unsere oder die berechtigten Interessen eines Dritten zu erfüllen, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu diesen Interessen kann im Einzelfall etwa die Ausübung, Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zählen – etwa im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis. Als berechtigtes Interesse kommt zudem unter anderem auch das Interesse an einer effektiven Verwaltung von MyAdancement in Betracht. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aber nur dann verarbeiten, wenn Ihre Interessen nicht überwiegen.

VI. An welche Empfänger werden wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von MyAdvancement gegebenenfalls auch an Stellen innerhalb und außerhalb unserer Organisation übermitteln.

• Innerhalb von Latham & Watkins: : Innerhalb von Latham & Watkins erhalten grundsätzlich nur diejenigen Personen und Funktionen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der rechtlichen oder organisatorischen Pflichten benötigen. Dazu zählen etwa Beschäftigte von Latham & Watkins, welche MyAdvancement organisieren, leiten und beaufsichtigen. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei in einer Datenbank gespeichert, die ausschließlich unserem Personalbereich und den personalverantwortlichen Anwält*innen unserer Kanzlei zugänglich ist. Dieser Personenkreis ist ausdrücklich auf das Datengeheimnis und auf Vertraulichkeit verpflichtet.

• Sonstige Empfänger: Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln. Zu diesen Empfängern zählen beispielsweise weisungsabhängige Dienstleister. So nutzen wir das Programm des Anbieters RapidComp GmbH, um MyAdvancement zu verwalten und abzuwickeln.

Bei jeder Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger werden wir sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit allen anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften übermittelt, geschützt und verarbeitet werden.

VII. Werden meine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR übermitteln.

Falls eine solche Datenübermittlung im Einzelfall doch erforderlich sein sollte, werden wir die einschlägigen gesetzlichen Vorgaben für Datenübermittlungen in Drittstaaten einhalten. Insbesondere werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf Basis geeigneter Garantien übermitteln. Latham & Watkins verfügt insofern über verbindliche interne Datenschutzvorschriften (sogenannte Binding Corporate Rules). Die Vorschriften sehen konkrete technische und organisatorische Vorgaben für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor. Eine Kopie der Binding Corporate Rules können Sie über die in Abschnitt II genannten Kontaktdaten erhalten.

VIII. Für welchen Zeitraum werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Wir werden die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen von MyAdvancement über Sie verarbeitet haben, nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen und internen Löschvorgaben, insbesondere nach Art. 17 DSGVO, löschen. Danach werden wir Ihre personenbezogenen grundsätzlich dann löschen, wenn die in Abschnitt IV beschriebenen Zwecke erfüllt sind.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen von Latham & Watkins oder Dritten können im Einzelfall eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen. Zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zählen beispielsweise handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch bzw. § 147 Abgabenordnung.

IX. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum sog. Profiling statt?

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung von Entscheidungen, einschließlich sog. Profiling.

X. Aus welcher Quelle stammen die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten?

Wir verarbeiten im Rahmen von MyAdvancement in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen. Daneben erheben wir im Rahmen von MyAdvancement auch selbst personenbezogene Daten über Sie.
Sie sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie sich gegen eine Bereitstellung entscheiden, können wir Sie aber gegebenenfalls nicht in unser Ausbildungsprogramm aufnehmen und Ihr Beschäftigungsverhältnis nicht ordnungsgemäß durchführen.

XI. Welche Rechte können Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen?

Sie können als betroffene Person nach Maßgabe der DSGVO eine Reihe von Rechten gegenüber Latham & Watkins geltend machen. Falls Sie von diesen Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie uns über die in Abschnitt II dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktdaten erreichen. Ihre Rechte nach der DSGVO umfassen insbesondere:

• Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, die Herkunft der personenbezogenen Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre personenbezogenen Daten übermittelt haben. Sie können von uns eine kostenlose Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Vereinbarung sind, erhalten. Sollten Sie Interesse an weiteren Kopien haben, behalten wir uns das Recht vor, Ihnen diese in Rechnung zu stellen.

• Recht auf Berichtigung: Sie können von uns die Berichtigung von unrichtigen, sowie die Vervollständigung von unvollständigen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

• Recht auf Löschung: Unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies kann etwa der Fall sein, wenn
  - die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, nicht länger erforderlich sind;
  - Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung ist, widerrufen und es uns an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
  - Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder Sie gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen;
  - wir die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet haben.
  Dies gilt nicht, sofern die Verarbeitung notwendig ist,
  - um die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung, die von uns die Verarbeitung Ihrer Daten erfordert, sicherzustellen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen;
  - um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, d. h. auf Markierung der gespeicherten personenbezogenen Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken, zustehen. Hierfür muss eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben sein, also
  - Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  - die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
  - wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, Sie diese aber benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
  - Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihrer Daten überwiegen.

• Recht auf Widerruf: Ihr Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung in die Verarbeitung ist unabhängig vom Widerspruchsrecht jederzeit möglich. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Zusätzlich kann Ihnen auch ein Recht auf Herausgabe der Sie betreffenden Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Diese Daten können Sie ungehindert einem anderen Verantwortlichen übermitteln. Zudem können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit das technisch möglich ist (Art. 20 DSGVO).

• Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
  Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der
  
  Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
  Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
  Telefon: 0611-1408 0
  E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

• Widerspruchsrecht: Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund öffentlicher oder berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor. Wir weisen in diesem Fall nach, dass Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten ausnahmsweise zurückstehen müssen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

XII. Relevante Gesetzestexte

Die Bestimmungen der DSGVO können Sie hier abrufen:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex%3A32016R0679

Die Bestimmungen der weiteren, in diesen Datenschutzhinweisen genannten Gesetze können Sie hier abrufen:

https://www.gesetze-im-internet.de/aktuell.html